Las facturas en PDF que utilizan los autónomos los días contados, es la advertencia que ha emitido el Ministerio de Economía y que afecta a los autónomos y pequeños empresarios de España. Las facturas emitidas en PDF, el formato empleado comúnmente hasta ahora, serán prohibidas en los próximos años.
De esta forma, los autónomos dejarán de poder emitir sus facturas en papel, en PDF o en cualquier otro formato no validado. La medida se enmarca dentro de la estrategia del Gobierno que tiene como fin impulsar la digitalización y agilizar los procesos administrativos.
Se acabaron las facturas en PDF
En la actualidad, muchos autónomos y pymes utilizan facturas en PDF debido a su simplicidad y facilidad de uso. Sin embargo, dicho formato presenta múltiples limitaciones, en cuanto a seguridad, control y automatización de procesos.
Según el Ministerio de Economía, la nueva normativa busca sustituir estos documentos por sistemas de facturación electrónica más avanzados y seguros.
Se prohibirán también las facturas en papel, Word o Excel
Con esta nueva normativa, no sólo se acabarán las facturas en PDF, sino que supondrá también el fin de las facturas clásicas en papel, así como de las que estén creadas en cualquier otro formato que no asegure su trazabilidad o veracidad. Este sería el caso, por ejemplo, de Word, Excel o PDF, que dejarán de ser formatos válidos para facturar, puesto que no cumplen ninguno de estos requisitos.
Imprescindible un software de facturación homologado
Por otra parte, a raíz de la ley antifraude, se aprobará pronto una normativa que regulará las condiciones que deberán cumplir los programas que emitan este tipo de facturas electrónicas.
Una de las novedades que traerá este reglamento es que, todos los negocios que trabajen con otras empresas o profesionales deberán adquirir un software de facturación totalmente homologado. El sistema de gestión, FACTUR SYSTEM, cuenta con todo lo necesario para realizar la facturación electrónica de tu negocio de forma totalmente homologada. Otra de las novedades es que todos los trabajadores por cuenta propia deberán dejar de usar facturas que no se adapten a la nueva normativa y no tengan un formato estructurado.
Los formatos de factura electrónica que estarán admitidos para los autónomos
Para que las plataformas estén homologadas deberán enviar las facturas en un modelo semántico aprobado por la ley, como puede ser:
- Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria
- Mensajes UBL de factura y nota de crédito, tal y como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015
- Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735
- Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre profesionales y empresarios vigente en cada momento.
Los objetivos de esta medida
Esta prohibición de facturas en PDF y demás tiene diversos objetivos clave:
- Automatización y eficiencia: los sistemas de facturación electrónica facilitan la automatización de los procesos administrativos, lo que puede reducir de forma drástica el tiempo y los costes asociados a la gestión de facturas.
- Mejora del control y la transparencia: la facturación electrónica permite tener un mayor control y seguimiento de las transacciones comerciales, lo que mejora la transparencia y reduce el fraude fiscal.
- Seguridad de la información: los formatos que emplea la facturación electrónica son más seguros que los PDFs, lo que protege ostensiblemente mejor los datos sensibles de consumidores y empresas.
¿Cuándo dejarán de estar permitidas las facturas en PDF?
A pesar de que aún no se ha especificado una fecha exacta para la entrada en vigor de esta prohibición, se espera que este cambio se implemente de forma gradual en los próximos años.
Seguramente sea dentro de muy poco tiempo, entre 2025 y 2026, cuando las facturas den PDF, Word o Excel dejarán de ser válidas.
El Ministerio de Economía ha señalado que se proporcionará un período de transición conveniente para que los autónomos y pymes puedan adaptarse a estos nuevos requisitos. Para hacer más sencilla la transición, el Gobierno ha anunciado que se iniciarán programas de formación y diversas ayudas económicas para autónomos y pymes.
Con estas iniciativas se pretende asegurar que todos los negocios, sea cual sea su tamaño, puedan adoptar la facturación electrónica de forma efectiva.
Ante toda esta normativa, lo más adecuado es que adaptes tu negocio a los requisitos de la facturación electrónica cuanto antes. Para ello, cuentas con FACTUR SYSTEM, donde dispones de diferentes planes en función de tus necesidades específicas.
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